Directiesecretaresse

Het bedrijf is op zoek naar een ervaren en georganiseerde directiesecretaresse voor het kantoor gevestigd in het WTC te Amsterdam. Deze positie biedt een boeiende kans om een essentiële rol te vervullen bij ons dynamische bedrijf.

Als directiesecretaresse ben jij de spil in het web en zorg je ervoor dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen. Je bent een betrouwbare steun en toeverlaat voor het managementteam en draagt bij aan een gastvrije en efficiënte werkomgeving. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor.
• Verzekeren van toegang voor medewerkers en gasten tot het kantoor(gebouw).
• Beheer en aanvulling van thee, koffie en snacks voorraden.
• Organiseren van lunchcatering.
• Efficiënt beheren en bestellen van kantoorartikelen en ICT-apparatuur.
• Verzorgen van accommodatie en vervoer voor collega's en gasten.
• Plannen en organiseren van bedrijfs-, personeels- en teamevenementen.
• Coördineren van logistiek voor geplande congressen en workshops, inclusief vergaderruimtes en catering.
• Leiden van het BHV-programma (Veiligheid en Gezondheid).
• Afhandelen van facilitaire zaken.
• Onderhouden van contacten met leveranciers en verkopers, zoals gebouwbeheer en schoonmaakpersoneel.
• Verantwoordelijk voor de receptie van het kantoor.
• Beheren van inkomende brievenbus en correspondentie.
• Assisteren van HR bij onboarding procedures en introductieprogramma voor nieuwe medewerkers.
• Beheer van onkosten, facturen en de kantoorcreditcard.
• Bieden van ondersteuning waar nodig en gewenst.

Deze functie is beschikbaar voor een langere periode, met werkdagen van maandag tot en met vrijdag en een wekelijkse werklast van 24-32 uur.

Wij zijn een vooraanstaand onderzoeksbureau, gedreven door technologie en gefocust op handel. Ons doel is het creëren van een innovatieve handelsonderneming die gedreven wordt door samenwerking en vindingrijkheid. Met voortdurende strategische ontwikkeling en innovatieve machine learning en statistische methodieken blijven we vooroplopen in ons vakgebied.

Om succesvol te zijn in deze rol, vragen we het volgende:

• Aantoonbare ervaring als Office Manager in een internationale omgeving.
• Uitstekende organisatorische, prioriterings- en planningsvaardigheden.
• Oog voor detail en een probleemoplossend vermogen.
• Vloeiende beheersing van zowel Nederlands als Engels (vereist).
• Sterke interpersoonlijke vaardigheden met een vriendelijke en benaderbare houding.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden om effectief met collega's en externe partijen te kunnen communiceren.
• Het vermogen om meerdere taken en projecten tegelijkertijd te beheren.
• Bekendheid met Microsoft Office.
• Het vermogen om kalm te blijven onder druk.

• Een aantrekkelijk salaris.
• Flexibele werktijden met een starttijd vanaf 09:30 uur.
• Een uitdagende functie binnen een internationaal bedrijf, gevestigd in het bruisende zakendistrict van Amsterdam.

Ben je enthousiast geworden na het lezen van de vacature, reageer dan snel! Je kunt mailen naar Utrecht@recruitastudent.nl of bellen naar (+31) 88 522 00 60.