Office Manager

Over het algemeen houden onze kantoorbeheertaken in dat het hele kantoor op rolletjes loopt door medewerkers en gasten zich welkom te laten voelen op kantoor en het kantoor efficiënt, georganiseerd en goed bevoorraad te houden.

Het bedrijf is een onderzoeksbureau, aangedreven door technologie en te gelde gemaakt door middel van handel. De focus ligt op het bouwen van een nieuw type handelsonderneming die zich toelegt op onderzoek door middel van gerichte samenwerking en enorme vindingrijkheid. We zijn voortdurend bezig met het ontwikkelen van onze strategieën en het ontwikkelen van nieuwe door middel van innovatieve machine learning en statistische methodieken.

● Toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken op kantoor;
● Zorgen dat medewerkers en gasten toegang hebben tot het kantoor(gebouw);
● Controleren en beheren thee/koffie/snacks voorraden;
● Organiseren van lunchcatering;
● Controleren, beheren en bestellen van kantoorartikelen en ICT-apparatuur;
● Het boeken van accommodatie en vervoer voor collega's en gasten;
● Organiseren van bedrijfs-, personeels- en teamevenementen;
● Organiseren van de logistiek rondom geplande congressen, workshops (reserveren vergaderruimtes en locaties, catering);
● Leiden van BHV-programma (Veiligheid en Gezondheid);
● Afhandelen van facilitaire zaken;
● Onderhouden van contacten met leveranciers en verkopers, zoals gebouwbeheer en schoonmaakpersoneel;
● Afdekken van de receptie van het kantoor;
● Afhandelen van brievenbus en correspondentie;
● Assisteren van HR met onboarding procedures voor nieuwe medewerkers en introductieprogramma;
● Beheer van onkosten, facturen en de kantoorcreditcard;
● Assisteren waar verder nodig en gewenst.

Een geweldige officemanager is georganiseerd, efficiënt en altijd kalm onder druk. Meer specifiek zijn we op zoek naar de volgende vaardigheden en ervaring:
● Ervaring als Office Manager in een internationale omgeving;
● Uitstekende organisatorische, prioriterings- en planningsvaardigheden;
● Detailgericht;
● Vloeiend Nederlands en Engels (vereist);
● Creatief inschatten en oplossen van problemen;
● Interpersoonlijke vaardigheden, zelfverzekerd, benaderbaar en vriendelijk;
● Uitstekende communicatieve vaardigheden, effectief kunnen communiceren met iedereen in de organisatie en daarbuiten;
● Mogelijkheid om comfortabel meerdere taken en projecten tegelijkertijd te beheren;
● Competentie met Microsoft Office;
● Rustig onder druk. 

Ben je na het lezen van deze vacature voor office manager nog steeds enthousiast reageer dan meteen! Je kunt bellen naar 088 522 00 60 of mailen naar utrecht@recruitastudent.nl