Project support medewerker

Ben jij een echte regelaar die energie haalt uit het ondersteunen van collega’s, oplossen van problemen en zorgen dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Support Medewerker ben jij een belangrijke spil binnen ons team. Jij zorgt ervoor dat alle operationele en administratieve processen soepel verlopen. Van het verwerken van gegevens in het systeem tot het ondersteunen van klanten en partners – jij houdt het overzicht én de rust.

Concreet gaat het om de volgende werkzaamheden:

•  Hotelkamers: In samenwerking met collega's hotelkamers toewijzen en hotelboekingsbevestigingen verstrekken voor visumdoeleinden.
• Visumondersteuningsbrieven: Er komen langzaam verzoeken binnen van verschillende partners. Tegen de tijd dat ik vertrek, zouden alle ontvangen verzoeken moeten zijn afgehandeld, maar er kunnen er nog meer binnenkomen.
• Verzekeringscertificaten: Er komen regelmatig verzoeken binnen voor RHRN-gerelateerde reizen en andere reizen (RHRN is het programma waarvoor Project Support gaat werken). Rutgers-medewerkers die naar ICFP reizen, willen dit misschien hebben. Elk certificaat wordt geregeld met de verzekeringsmaatschappij.
• Garantieverklaringen: Er komen regelmatig verzoeken binnen voor RHRN-gerelateerde reizen en andere reizen. Medewerkers van Rutgers die naar ICFP (een internationaal evenement) reizen, willen dit misschien hebben. (Hierin staat vanaf welke datum ze in dienst zijn en dat ze moeten reizen).
• Visumondersteuning: iemand moet de status van visumaanvragen dichter bij ICFP volgen.
• NGO-brieven: alle medewerkers en partners van Rutgers moeten een brief hebben waarin expliciet staat dat ze gebruik kunnen maken van het NGO-tarief als Rutgers hun ticket tegen een NGO-tarief heeft gekocht. Voor Rutgers-medewerkers kan Jolanda een referentie voor hen opstellen (voor deze reis en in de toekomst), maar zij moeten hier wel van tevoren om vragen. Als dat niet gebeurt, moet iemand anders brieven voor hen opstellen.
•   Logistieke opmerking: We kunnen misschien één document voor partners opstellen met daarin logistieke informatie (locaties, data, tijden enz.) over RHRN-nevenevenementen, veiligheidsaanbevelingen, contactpersonen voor noodgevallen.
• Ondersteuning bij de reis van Rutgers naar en evenementen op de ICFP-conferentie in november, waaronder Contact onderhouden met hotels om boekingen af te ronden
• Ondersteuning van personeel en partners bij reizen (bijv. visa, verzekeringen, reisboekingen)
• Ondersteuning van de logistiek van evenementen
• Logistieke ondersteuning voor een evenement in Nederland in december
• Ondersteuning van team- en programmavergaderingen, waaronder notuleren, zaalreserveringen, regelen van vertalingen, technische ondersteuning
• Ondersteuning bij contracten, bijvoorbeeld contacten leggen voor handtekeningen